Winston Churchill wiązał ostateczne zwycięstwo z zajęciem archiwów wroga. W znakomity sposób obrazuje to ogromne znaczenie, jakie mają dokumenty archiwalne zarówno dla funkcjonowania państwa jak i dla poczucia wspólnoty narodowej jego obywateli. Trudno bowiem myśleć o przyszłości jeśli odarci jesteśmy z przeszłości. Archiwa, podobnie jak muzea i biblioteki stoją na straży historii i gromadzą duchową i materialną spuściznę narodową. Nie będzie przesadą nazwać je pamięcią narodu.
Samo słowo archiwum nie pochodzi jakby mogło się zdawać od słowa „archaion” – starożytny, ale od słowa „archeion” – władza. Archiwa bowiem towarzyszą władzy państwowej od jej zarania i poprzez gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie akt gwarantują jej funkcjonowanie.
Każda epoka i każda kultura pozostawiła po sobie liczne dowody istnienia instytucji, które według współczesnych kryteriów określilibyśmy jako archiwum. Za pierwsze archiwum światowe uważa się sumeryjskie tabliczki gliniane.
W Polsce pierwsze archiwa pojawiły się w końcu XII wieku a tworzyły je instytucje kościelne, miasta, książęta i możnowładcy. W Polowie XIV wieku powstało Archiwum Koronne nazywane również Archiwum Skarbca Koronnego lub po prostu Krakowskie , które częściowo zachowało się do dzisiejszych czasów. 2600 dokumentów jest w tej chwili częścią zasobu Archiwum Głównego Akt Dawnych (AGAD) w Warszawie, 350 dokumentów znalazło się w Bibliotece Czartoryskich w Krakowie, kilkadziesiąt innych rozproszonych jest po różnych instytucjach w Polsce. W Archiwum Koronnym władcy Polski przechowywali klejnoty szczególnego rodzaju – dokumenty. Określały one zakres władzy i posiadłości króla, dotyczyły stosunków z innymi krajami i Rzymem, poświadczały prawa nadane przez władcę. Zawierały umowy międzynarodowe, prawa i przywileje powszechne, umowy międzynarodowe, dokumenty dotyczące praw skarbu oraz wszelką korespondencję przychodzącą do króla. Po przeniesieniu stolicy do Warszawy, przez długi czas utrzymywano istnienie dwóch Archiwów Koronnych Krakowskiego i Warszawskiego, które miało charakter dyplomatyczno – polityczny. Zasób archiwum warszawskiego został w dużej mierze utracony w czasie potopu szwedzkiego (1655 – 1660). Ale i tak zachowała się ogromna ilość dokumentów, przechowywana obecnie przez AGAD w Warszawie. Pod koniec IV wieku powstało też Archiwum Metryki Koronnej, które było archiwum ruchomym i tak jak i jego kancelaria znajdowało się zawsze przy królu. Po przeniesieniu stolicy do Warszawy (1596) miało już swoje stałe miejsce na zamku królewskim. Archiwum to przechowywało rejestry dokumentów wydawanych przez kancelarię królewską.
W okresie staropolskim (XII – XVIII) ukształtowały się też archiwa sądowe (grodzkie i ziemskie), miejskie, kościelne (duchowieństwa świeckiego i zakonnego), rodowe, szkół wyższych, instytucji charytatywnych, cechów rzemieślniczych
W okresie zaborów losy archiwów zależne były od polityki państw zaborczych czyli Rosji, Niemiec i Austrii. Duża część zasobów archiwalnych została przez nich zagarnięta i wywieziona. Szczególną zachłannością wykazała się Katarzyna II. Część tych zasobów bezpowrotnie zaginęła.
Polska nadal nie dysponuje też pełną dokumentacją tych 123 lat zaborczej niewoli. Nie mamy podstaw do ubiegania się o dokumenty władz centralnych państw zaborczych, ale zgodnie z zasadą pertynencji w naszym zasobie powinny znaleźć się wszystkie wytwory władz lokalnych oraz całość dokumentacji dotyczącej ludności zamieszkującej obszar państwa w obecnych granicach. Negocjacje na temat zwrotu tych akt trwają od roku 1918 i ciągle daleko do ich zakończenia. Z umów międzynarodowych wywiązały się w pełni tylko Austria i Czechosłowacja (w okresie, gdy państwo Czechosłowacja jeszcze istniało)
W kilka miesięcy po odzyskaniu niepodległości w listopadzie 1918 roku zostały powołane Archiwa Państwowe Rzeczpospolitej Polskiej. Oprócz instytucji centralnych zaczęły powstawać archiwa państwowe w większych miastach wojewódzkich, nadal funkcjonowały też archiwa miejskie, kościelne i rodowe. Archiwiści w tym okresie mieli bardzo dużo pracy z uporządkowaniem i skatalogowaniem dokumentów będących świadkami czasu zaborów. Największe archiwa działające w okresie II Rzeczpospolitej to Archiwum Lwowskie, Lubelskiej, Krakowskie, Wileńskie, Poznańskie i Bydgoskie. W Archiwum Lwowskim zgromadzono ogromną ilość dokumentów administracji galicyjskiej z okresu zaborów, w archiwach wileńskich skupiono się na nowych materiałach po roku 1918. Wiele z tych pomnikowych źródeł naszej historii nadal pozostaje poza granicami Polski.
II Wojna Światowa przyniosła ogromne straty w zasobach archiwalnych. Najbardziej ucierpiały archiwa w Warszawie tracąc ok. 90% zasobu. Zniszczeniu uległa też znaczna część akt przechowywanych w Poznaniu i w Płocku. Należy jednak podkreślić ofiarność zarówno archiwistów jak i społeczeństwa w ratowaniu narodowego zasobu archiwalnego. Polacy rozumieli jak istotne dla obrony dorobku narodowego są archiwalia i z pełnym poświęceniem wywozili i ukrywali stare księgi i dokumenty. Zmiany terytorialne i ustrojowe po II wojnie światowej zmusiły Polskę do budowania nowego systemu organizacji archiwów. Polska utraciła ok. 50% swojego terytorium na rzecz republik radzieckich i odzyskała jako rekompensatę ok. 1/3 aktualnej powierzchni na zachodzie. Te zmiany terytorialne implikowały wiele problemów związanych z ustaleniem właściwej przynależności akt do konkretnych Archiwów i ich odzyskiwaniem. Szacuje się, że na Ziemiach Odzyskanych (tereny północne i zachodnie) Polskie placówki przejęły ok. 50 % zasobów, przy czym do tej pory nie ustalono co bezpowrotnie zaginęło a co jest gdzieś w archiwach niemieckich. Prace nad inwentaryzowaniem tych jednostek ciągle trwają.
Obecnie Archiwa Państwowe w Polsce są dosyć dobrze zorganizowane i w sposób zadowalający wypełniają swoją role. Do głównych zadań archiwów należy ewidencja, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczanie i udostępnianie materiałów archiwalnych. Archiwa prowadzą też prace naukowe i wydawnicze. Zajmują się popularyzacją wiedzy o archiwaliach, nadzorują i kontrolują postępowanie z materiałami archiwalnymi i co jest bardzo istotne dla poszukiwań genealogicznych wydają odpisy i kopie przechowywanych materiałów a także zaświadczeń potwierdzających informacje zawarte w tych materiałach.
Nadrzędną jednostką organizacyjną jest Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych (NDAP) z siedzibą w Warszawie na ul. Długiej 6. Funkcję Dyrektora NDAP pełni obecnie dr Sławomir Radoń.
Istnieją trzy centralne Archiwa Państwowe z siedzibą w Warszawie.
Archiwum Główne Akt Dawnych ul. Długa 7 – zasadniczo przechowuje archiwalia związane z działalnością władz centralnych oraz częściowo lokalnych szlacheckiej Rzeczpospolitej. Od najstarszych do roku 1795, czyli do daty III rozbioru Polski. Wyjątek stanowią Dwa zbiory wkraczające w wiek XIX i XX .Chodzi tu o zbiory dokumentów pergaminowych i papierowych, w których znajdujemy m.in. dokumenty rodowe Radziwiłłów, Tyzenhauzów, Przezdzieckich, Branickich, Potockich i Zamoyskich w tym dyplomy uniwersyteckie, nominacje urzędnicze, wojskowe, nadania honorowego obywatelstwa oraz masonika. Do Archiwum Głównego Akt Dawnym udajemy się, gdy chcemy mieć randkę z prawdziwą najstarszą historią Państwa Polskiego, lub gdy nasze genealogiczne poszukiwania zaprowadziły nas do arystokratycznych korzeni. Znajdują się tu bowiem nadania królewskie ziem i tytułów, transakcje między szlachtą, księgi grodzkie i ziemskie z terenu Mazowsza, Podlasia i Wielkopolski i inne tego typu dokumenty, które potwierdzić mogą błękit płynącej w naszych żyłach krwi.
Archiwum Akt Nowych – ul. Hankiewicza 1 W ogólnym ujęciu zasób AAN przechowuje wytworzone po 1918 roku akta władz centralnych, instytucji i stowarzyszeń o charakterze ogólnopolskim, spuścizny po wybitnych działaczach politycznych i społecznych. Z punktu widzenia genealogii zasób ten nie leży zasadniczo w obszarze naszych zainteresowań, chociaż może dostarczyć cennych informacji, jeśli ktoś z rodziny był żołnierzem Armii Krajowej (1942-1945) lub pełnił jakieś funkcje państwowe po roku 1918.
Archiwum Dokumentacji Mechanicznej ul. Hankiewicza 1 – przechowywana jest tu dokumentacja audiowizualna w postaci fotografii, nagrań radiowych i filmów. Najstarszym zespołem jest zbiór pocztówek z lat 1900-1960. Zbiory niezwykle bogate i ciekawe. Dzięki fotografiom można zbliżyć się do ducha dawnych czasów, a jeśli ktoś z naszej rodziny brał udział w jakiś wydarzeniach historycznych tamtego okresu może nawet odszukamy go na zdjęciu.
Na terenie całego kraju znajduje się 31 Archiwów Państwowych z podległymi im 48 oddziałami i 5 ekspozyturami. Archiwa państwowe i ich oddziały przechowują dokumenty władz lokalnych i instytucji państwowych; organów sprawiedliwości, administracji i samorządów; instytucji edukacyjnych, religijnych i społecznych; przedsiębiorstw przemysłowych i instytucji ekonomicznych; archiwa rodzinne; spuścizny osób prywatnych oraz regionalne kolekcje. Większość tych materiałów archiwalnych dotyczy XIX i XX wieku. Niemniej, niektóre dokumenty pochodzą z okresu średniowiecza. Najstarsze i najwartościowsze dokumenty znaleźć można w archiwach w Gdańsku, Krakowie, Lublinie, Olsztynie, Poznaniu, Szczecinie i Wrocławiu.
Przechowywane przez AP dokumenty, które szczególnie interesują nas genealogów to przede wszystkim akta metrykalne, akta stanu cywilnego, akta kościelne i klasztorne, spisy ludności, akta sądowe i notarialne, akta uniwersytetów, akta cechów rzemieślniczych, szkół i placówek wychowawczych, partii i stowarzyszeń, akta kancelarii z okresu staropolskiego i akta instytucji powołanych do badania szlachectwa.
Każde archiwum podlega dwóm zasadom, zasadzie przynależności terytorialnej i zasadzie przynależności zespołowej. Czasami te dwie zasady nie korelują ze sobą. Nie wszystkie materiały archiwalne są już opracowane i włączone do zespołów, ciągle napływają nowe materiały. Poruszanie się po zasobach może być więc czasami kłopotliwe. Każde archiwum wydaje przewodniki i informatory dotyczące zasobów, a czasami nawet bardziej szczegółowe inwentarze tematyczne i sumariusze. Ogromnym ułatwieniem w poszukiwaniu lokalizacji konkretnych dokumentów są bazy danych Sezam, Pradziad i Ela zamieszczone w Internecie na stronie Archiwum Państwowego www.archiwa.gov.pl. Należy jednak pamiętać, że informacje uzyskane tą drogą są dobrym początkiem do poszukiwań, ale należy je zawsze zweryfikować i poszerzyć o treści zawarte w informatorach, bądź przez bezpośredni kontakt z archiwum.
Udostępnianie materiałów archiwalnych w Archiwach Państwowych jest bezpłatne. Opłacie podlegają kserokopie wybranych przez nas aktów. Ceny za tę usługę są ustalane indywidualnie przez każde archiwum i wynoszą od 5 – 15 zł ($2 – $6) za jedną kopię. W dobie rozwijającej się techniki cyfrowej wiele archiwów zaopatrzyło się już w aparaty cyfrowe i jedyna dostępna kopia interesującego nas dokumentu to właśnie fotografia cyfrowa. Niewielki procent zasobów archiwalnych został też zmikrofilmowany. Jeżeli archiwum dysponuje czytnikiem mikrofilmów z drukarką można uzyskać papierową kopię tą drogą. Każda osoba korzystająca z archiwum co roku musi wypełnić odpowiedni druk, w którym podaje swoje dokładne dane osobowe oraz zakres prowadzonych badań. Służy to gromadzeniu informacji na temat wykorzystywanych dokumentów oraz względom bezpieczeństwa. Każde Archiwum jest wyposażone w kamery i żadne niestosowne zachowanie w pracowni nie ujdzie uwadze pracownikom archiwum.
Od 2000 roku cudzoziemcy nie muszą już otrzymywać zgody na udostępnienie akt o charakterze genealogicznym i majątkowym od Naczelnego Dyrektora Archiwów. Pozwolenia takiego udziela Dyrektor danego Archiwum.
Każda wizyta w archiwum to spotkanie z przeszłością w wymiarze tak samo materialnym jak i duchowym. Dotykanie starych ksiąg ma wymiar niematerialnego kontaktu z tamtą rzeczywistością. Moment, w którym zobaczymy akt urodzenia babci podpisany własnoręcznie przez pradziadka może przerodzić się w mistyczne doznania kontaktu z naszymi przodkami. To właśnie w archiwum, obcując ze starymi dokumentami możemy zbliżyć się do duchowego wymiaru przeszłości i poprosić naszych przodków o pomoc. Może dlatego, że są oni na kartach tych ksiąg nasza intuicja jest przez nich inspirowana i kierunki dalszych poszukiwań same się odkrywają.
Bibliografia:
- Archiwa Polskie i ich Zbiory – praca zbiorowa pod redakcją Kazimierza Kozłowskiego, Warszawa-Szczecin 2000
- Strona internetowa archiwów państwowych www.archiwa.gov.pl
Adnotacja:
Od ukazania się artykułu minęło już kilka lat. W międzyczasie nastąpiły istotne zmiany w pracy archiwów, które warte są odnotowania:
- Opłata za kserokopię lub zdjęcie cyfrowe aktów nadal jest ustalana indywidualnie przez poszczególne archiwa terenowe. Zmieniła się jednak znacznie wysokość tej opłaty, z 5-15 złotych spadła do 2 – 10 złotych.
- Archiwum Dokumentacji Mechanicznej zmieniło nazwę na Narodowe Archiwum Cyfrowe www.nac.gov.pl . NAC stopniowo udostępnia swoje zasoby w internecie, warto więc tam zaglądać.
- Obecnie prowadzone są intensywne prace nad wprowadzeniem zintegrowanego systemu informacji archiwalnej ZoSIA. Dla użytkownika, wprowadzenie tego systemu oznaczać będzie uproszczenie w przeszukiwaniu zasobów archiwalnych.